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高效开会实操指南（WIP）副本

Part A: 我们为什么要开会？

1.
什么是会议？​

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会议是多人参与的沟通。​

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各个板块（OKR、预算、项目等）中，我们都需要遵循「PDCA」的理念，做计划、做回顾，会议是进行PDCA中的重要形式。​

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会议本质上是一种PDCA循环的手段。​

2.
常见的会议类型​

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跟进/复盘会：会上对过去一阶段做总结未来一阶段做规划，如OKR周跟进会、双月复盘会、项目复盘会、专项复盘会。如会议定期举行可称为例会，如日清会、周会等。​

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1V1会议：一般2人参与的会议被称为one-on-one会议（一对一会议，简写为1V1），一般是上级和下级之间的业务汇报、交流、对齐。​

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头脑风暴会：头脑风暴(Brain-Storming)，指无限制的自由联想和讨论，目的在于产生新观念或激发创新设想。​

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培训会 / 宣讲会 / 同步会：主讲人对成文的内容进行讲解，其他人提问。​

3.
为什么要高效开会？​

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因为会议在我们每天工作中占得时间实在是太多了。虽然很多PDCA可以通过文档、群聊的方式达成，但大部分中小企业中，基于文档的PDCA、异步沟通还很弱。​

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因此，会议成为了我们PDCA的重要载体，会议质量一定程度上决定了PDCA的质量，决定了业务的走向。开不好会，做不好PDCA，业务（或项目）的失败是必然的。​

4.
会议的优劣势（相比其他多人沟通形式）​

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会议的优势在于对参会人的时间具有高占用性、强制性、表现力，劣势在不成体系，难留存。​

Part B: 如何高效组织会议？

1.
效率优化建议​

原文档的流程图已损坏，无法粘贴。请重新添加。

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会前确定会程，明确参会方都了解会议的核心目的。有必要时可以要求所有参会人员均针对讨论话题结构化地写下自己的核心论点，限制最低和最高字数。​

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会议前5-20分钟，强制要求所有人阅读会议文档或其他人的内容，确保大家对“要讨论什么内容”“要达成什么结果”“讨论背景原因是什么”都了解，并且直接在文档中对齐重要概念的定义（定义应该是严谨的，应该是文字而非口语）。​

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会中需要设置明确的节奏，需要有明确的会议主持人和记录人。这点可以通过DDL意识倒逼，开会时长超时需要有惩罚（比如超时主要原因人会后写简短的反思发在群里供其他人吸取经验）。​

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“舍得”散会休会，会议明显出现问题时暂停静默思考，需要小范围对齐。不要硬着头皮交流推进。​

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会后复盘，没有开会为什么耗时长跑偏的反思和针对性预防，这点需要和“惩罚”进行结合。​

2.
会议原则​

会前：如果能不开会就不开会，让尽量少的人参会。

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业务进入常态，异常问题不多，每日群内同步数据报表即可。用文档同步，或用文档+录制视频的方式就可以说清楚，不需要太多讨论。​

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但需要注意关注大家是否完成了阅读，可以在TODO系统中给大家发TODO。​

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每个人参会都应该有目的，比如这个人参会能给会议带来什么贡献，或对这个人有什么帮助。​

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关注会议效率，优化组织形式。例如，如果是leader和10个汇报对象逐个「过堂」式的沟通，且相互之间关联性不大，可以使用「飞阅会」或拆成「全员参与的同步会」及「leader和N-1（直接汇报对象）逐个的1V1」两部分。​

会中：会议效率控制

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会议言之有物，做好PDCA检查，可以过数据，过之前的计划。​

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如果之前开过会，可回顾上次会议纪要，确认上次会上安排的TODO（待办事项）的执行情况，主持人或会议助理注意控制会议时间、避免跑题、避免个别同学的冗长汇报。​

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如果是专题讨论，大部分参会人不需要讨论，只是几个人单独聊的话题，可以会后单独安排会议。​

会后：发布会议纪要

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为让会议有价值，会上应形成结论，明确TODO（待办事项）​

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TODO原则上应该有责任人，有截止时间（DDL）​

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