像打造产品一样写文档(分享版)
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2024年5月14日创建
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作者：朱时雨@字节跳动
备注：本文原本是基于字节跳动内部双月会背景的文档写作经验分享，在2020年飞书未来无限大会上做为案例介绍后，客户问询颇多，故脱敏处理，增删数处后重发。
[起点]：理解两种不同的文档视角：需求视角 VS.供给视角
需求视角：想想你的受众是谁，了解他们的期望值
一般来说，公司双月会/季度会上的参会群体主要分成如下三类人：
角色 | 角色描述 | 角色的期望值 |
管理者 （5%） | 汇报者的上级 | • 业务整体情况 • 战略重心和资源投入 • 面临的问题和解决办法 |
协作者 （75%） | 他们是属于业务流程节点中的一环，你的工作会影响到Ta，或者Ta的一部分工作会影响到你。 | • 业务整体情况 • 接下来你的哪些事情会影响到我负责的事情？我该怎么配合你？ |
信息同步者 （20%） | 他们大部分时间并不直接在业务的流程节点中 | • 业务整体情况，我就是想知道一下，偏FYI性质 |
供给视角：把我做了什么展示给你看
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特点：文档的整体结构和业务的二级部门的组织架构高度神似，各个二级部门负责写一小块，最后找个PMO当裁缝，拼成一起
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陷阱：很容易失去重点，变成工作的流水账，对每一部分各打五十大板，春晚式汇报
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缺点：对不熟悉你部门架构的人来说，这些二级职能之间的耦合关系和业务逻辑，理解成本比较高，很容易听晕，但又不好意思现场提问（因为怕显得太小白了），现场沉默不语，会后一知半解，而这些人又往往占据了参会者的大多数。
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优点：事无巨细，面面俱到。
友情建议
基于不同的会议场景，选择最适合的视角来撰写文档：
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公司双月会/季度会：需求视角优先，各种角色大家各取所需
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内部工作复盘会议/日常例会：供给视角优先，查漏补缺
痛苦的反思时刻来临——
过去无数次的文档里，你有没有可能把上面的答案刚好选反了？（微笑脸）
考虑到这是以公司双月会/季度会为背景，下面主要聚焦在“需求视角”出发的文档怎么写。上面说的双月会/季度受众群体的三种角色，无论是哪一种，有一个共同的期望值是想了解「业务的整体情况」，所以，会议的重心应该围绕着把业务本身说清楚、讲明白为主要出发点。实际上，只要你讲清楚了业务情况，这几种角色的其他个性化需求，答案都是呼之欲出的。
[聚焦]：怎么把一块业务说清楚、讲明白？
解法：用2.5个维度来叙述业务
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维度1：业务的主线，最能反映业务现在的概括性陈述，偏粗线条
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维度2：从某一个或者几个维度对业务的进行分解，让大家看到业务增长/下降的归因
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维度2.5: 再选择一个最值得拿出来说的单点，往下钻(Deep Dive)，展开来说，增加信息丰富度和深度，传说中的「万历十五年」、以小见大的时刻。
以大多数公司都会有的业绩复盘会的文档来举例：
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维度1：双月或者/季度的收入完成情况，譬如：绝对值，增速（同比/环比），完成率，等等
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维度2：按照二级维度来进行拆解，譬如：A产品线/B产品线/C产品线； 或者直销大客户/中小客户/渠道客户；等等。